Si quieres gestionar tu tiempo de forma eficaz debes ser consciente de los enemigos que te van a perseguir...
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Enemigo #1 Preocuparse innecesariamente La preocupación no tiene por qué ser negativa siempre que se use para detectar errores o algo que no funciona y te ayude a tomar medidas para solucionarlo.
Pierdes un tiempo muy valioso en darle vueltas en tu cabeza a asuntos que no merecen la pena. Tienes que tender a centrarte en lo importante.
Enemigo #2 Confiar en tu memoria Como te habrás dado cuenta, tu cerebro no es igual al de un ordenador. Ni tu memoria tiene la misma capacidad que cualquier dispositivo con un disco duro decente. No dejes que tu memoria se sobrecaliente porque llegará un día en que deje de funcionar correctamente y se funda, sin avisar, como si fuera una simple bombilla. Descarga todos los datos que llenan tu disco duro y libera tu mente para que pueda pensar y reaccionar con claridad y rapidez. Formatéate para aumentar la velocidad de tu sistema.
Estar cansado, sobrecargado y estresado solo te lleva a ser más lento y menos productivo. Solo te hace falta un lápiz y un papel para vaciar tu mente. Y si no, puedes echar manos a la multitud de aplicaciones que hay en el mercado para conseguirlo
Enemigo #3 No saber lo que se tarda en hacer las cosas ¿Cómo vas a pretender ser más productivo si no sabes el tiempo que tardas en hacer una tarea determinada? Todo lo que es medible se puede mejorar. Si no te va a ser imposible controlar tu progreso. Haz cuenta:
- Tienes que hacerte algo de pasta con salsa para llevarte en el tupper mañana al trabajo y eso te lleva 15min.
- Tienes que fregar lo que has ensuciado, no son más de 5min.
- Esperar a que pare la lavadora para dejar la ropa tendida. El programa que le has puesto es el eco de 90min y ya lleva 1h funcionando así que te faltan 30min aún para que termine.
- Y luego tenderla que son otros 10min más.
- Veamos, 15min de la pasta más 5 min de fregoteo, son 20min. Aún le faltan 10min a la lavadora. Mmm… “¡Anda! Si es lo que tardo en ducharme y ponerme guapetón” te dices. Así que puedes responderle a tu amigo que en 40min terminas y que tardas 10min en llegar al local en donde quedaron a reunirse. Tú colega contento porque no lo vas a hacer esperar esta vez. Y tú eufórico porque has hecho todo eso en 40min, te ha dado tiempo de alistarte, tu amigo no se ha enfadado contigo esta vez y encima se pueden reunir. ¿Qué más se puede pedir?
Enemigo #4 Confundir prioridades ¿Quién no empuja de lado aquellas tareas que le resultan más desagradables, pesadas o, a criterio propio, les son menos beneficiosas? ¡Tú! Y yo… aquí no estoy para engañarte. Te diré que las tareas que permanecen pendientes en tu lista solo te consumen energía:
- Primero tienes que tenerlas en mente o apuntadas en algún lugar de tu agenda o teléfono móvil.
- Segundo, probablemente te salten a tus ojos de forma constante con el ruidito con el que el móvil te recuerda que se está quedando sin batería, siendo realmente molestas.
- Y tercero si están ahí es porque es necesario que las hagas y es mejor realizarlas con tiempo y no minutos antes de cumplir el plazo, porque siempre puede aparecer cualquier problema inesperado.
Lo que te generará muuucho estrés y ansiedad.
Enemigo #5 La multitarea Una mala gestión del tiempo y el permitir que se te acumulen una cantidad considerable de tareas sin terminar, puede ocasionar que termines inclinándote a la multitarea.
El yo puedo con todo a la vez porque soy así de perfecto. ¡Error! Tú no eres un ordenador. No puedes tener cientos de pestañas abiertas en tu navegador o ventanas abiertas con un montón de programas funcionando a la vez
Enemigo #6 La falta de concentración En dos palabras: “Im-prescindible” en una tarea de vital importancia como es la gestión de tu tiempo. Saber elegir entre estar pendiente de aquello que te distrae o estar enfocado y con toda tu atención en lo que estás haciendo. Si priorizas tus tareas y trabajas con ellas hasta completarlas con un buen nivel de concentración, solo obtendrás beneficios. Rapidez y resultados óptimos.
Enemigo #7 Sumideros de tiempo Elegir y descartar todo lo que no es relevante es la única manera que tienes de hacer más en el tiempo del que dispones. Somos esclavos del correo electrónico. Todo lo que nos llega nos creemos que es urgente e importante y entramos en el juego en el que queremos responder a todos inmediatamente. Relaja y deja un tiempo acotado y delimitado para ello. Lo que sea realmente urgente o de importancia te llegará por otros medios más directos.
Enemigo #8 El desorden La desorganización es otro de los grandes enemigos que te acechan. Ser organizado es rentable.
Y sino piensa en la cantidad de tiempo que pierdes buscando en papeles que tienes sobre la mesa, lo que tardas en encontrar el paquete de arroz que tienes en algún lugar de tu despensa, probablemente al fondo de las latas de conserva, o los minutos que gastas en buscar en tu correo electrónico la fecha y hora de la cita con la que habías quedado con tu cliente. Si no quieres terminar agotado y sofocado y con menos minutos aprovechables en tu día a día, busca un sistema de organización que te permita tener lo que necesitas en lugar alcanzable y localizable.
Enemigo #9 La impuntualidad A parte de que tu imagen se ve afectada y pierdes credibilidad, a nadie le gusta quedar ni tratar con impuntuales. Refleja falta de compromiso, desinterés y falta de respeto a los demás. Además ser impuntual supone generar pérdidas y costes en tu productividad. Provoca retrasos acumulados y en cadena y te provoca problemas de atención.
Enemigo #10 El perfeccionismo ¡Este es el mío! Me persigue una y otra vez. Y es que muchas de las personas más brillantes (¡ojo! no digo que yo lo sea) se pierden en querer hacer todo perfecto. Tienen muchas dificultades en saber cuándo parar y en darse cuenta de que lo que ya han realizado es suficientemente bueno.
Enemigo #11 La procrastinación Mira que a la gente le gusta esta palabra, con lo difícil que cuesta pronunciarla. En definitiva, posponer. Otro enemigo de la gestión del tiempo. Procrastinar es dejar lo que tienes que hacer para hacerlo en otro momento. Ni más ni menos. Y eso te puede llevar a que cuando consideres que es el mejor momento para hacerlo, sea porque ya vas tarde. Una vez que hayas detectado la causa raíz de tus postergación, define una buena estrategia para combatirla.
Enemigo #12 La repetición Consecuencia de la multitarea. Eres incapaz de centrarte y focalizar en una sola actividad que encima las mezclas con alguna más. Como resultado la ineficiencia y tienes que volver a ponerte con ello. Con suerte habrás escarmentado y ya trabajarás en ella de forma individual pero es tarde, ya has perdido tiempo y es lo único que no se puede recuperar.
Enemigo #13 Objetivos poco claros La importancia de tener objetivos bien claros y definidos Que luego pasa lo que pasa, te ponen metas y cuando estás llegando a ellas te pierdes por el camino porque no encuentras el motivo por el que te la pusiste. Has perdido la visión de lo que quieres conseguir y el porqué es importante. Perder la noción de lo que estás haciendo implica haber perdido mucho tiempo y esfuerzo por el camino.
Enemigo #14 Las interrupciones Quiero dejar claro que algunas interrupciones no serán malas pero, en su gran mayoría, sí que te serán negativas. Aquí es cuando entra tu capacidad para discernir qué se considera importante o no. Evalúa cada situación y negocia una respuesta a las interrupciones que se te presenten. Además debes de identificar aquellas circunstancias en las que tengas control. Algo que sin duda te ayudará será el saber decir que no y para ello viene muy bien aprender tácticas de comunicación. Terminarán ahorrándote mucho tiempo.
Enemigo #15 Las crisis Tanto personales como profesionales. Y es que si te desmoronas por cualquier motivo, terminará afectando a tu equipo o a tus seres más cercanos. Si lo necesitas realmente, no dudes en darte tiempo. Tiempo para poner en orden tus emociones, tiempo para retirarse hasta que te sientas bien. Da un paso atrás si es necesario, antes de seguir avanzando.
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¿Cómo combatir a los enemigos de la gestión del tiempo? A todos nos pasa que las horas que tenemos al día se nos hacen insuficiente y eso nos supera. Por esto es tan importante una gestión del tiempo eficaz, para llevar a cabo nuestras tareas con éxito. Y no te olvides de delegar si es necesario. El tiempo es un recurso limitado y hay que aprender a manejarlo para trabajar de manera productiva y eficiente. Cualquier esfuerzo que merezca la pena, requiere hacerlo con tiempo y persistencia.
